Over het interne meldingskanaal
De MIVB heeft een intern meldingskanaal opgezet in het kader van de ″Klokkenluiders”-procedure. Dankzij deze procedure kan je in alle vertrouwelijkheid afkleurenswaardige situaties (hierna “integriteitsschendingen” genoemd) waarvan je het slachtoffer of getuige bent melden. Hierbij geniet je bescherming tegen represailles en krijg je begeleiding.
De klokkenluiderprocedure in de MIVB is onderworpen aan het gezamenlijk decreet en ordonnantie van 27 april 2023 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, met betrekking tot de Brusselse ombudsman en aan het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot uitvoering van artikel van 15§2 van het gezamenlijk decreet en ordonnantie.
Het interne meldingskanaal behandelt enkel meldingen over integriteitsschendingen. Klachten over de diensten van de MIVB of het gebruik van vervoerbewijzen worden niet behandeld. Gelieve voor dergelijke klachten contact op te nemen met Customer Care.
Lijst met links
1. Wat is een integriteitsschending?
Een integriteitsschending is een handeling of een nalatigheid die een inbreuk vormt op de geldende regelgeving, interne regels of interne procedures die van toepassing zijn binnen de MIVB en die een bedreiging voor of schending van het algemeen belang vormt.
Een schending van het algemeen belang houdt in dat het geen feiten mogen zijn die enkel jouw situatie of jouw persoonlijk belang betreffen. Dit betekent bijvoorbeeld dat een schending van het algemeen belang een risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of van de omgeving, en/of getuigt van een zware inbreuk op de professionele verplichtingen of op het goed bestuur bij de MIVB.
1.1. Wat kan je melden?
Je kan een integriteitsschending melden die al heeft plaatsgevonden, die nu bezig is of die op het punt staat om te gebeuren.
Bij wijze van voorbeeld kunnen de volgende feiten worden gemeld:
- Verduistering van goederen;
- Onregelmatigheden in een openbare aanbestedingsprocedure;
- Belangenconflict;
- Machtsmisbruik;
- Oneerlijke concurrentie
- ...
1.2. Wat mag je niet melden?
Bepaalde types schendingen worden al behandeld in andere specifieke regelgeving en kregen al een apart meldingskanaal. Zij maken dus geen deel uit van het toepassingsgebied van deze procedure. Het betreft met name de volgende situaties:
- Pesterijen, geweld op het werk en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
- Discriminatie (op vele vlakken: op basis van geslacht, etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, enz.);
- Conflicten tussen personen.
Indien je als MIVB-medewerker geconfronteerd wordt met een van de situaties hierboven, moet je de in deze materie bevoegde instanties aanspreken. Dit zijn meer bepaald: je manager, HR, een IDPBW-preventieadviseur, de psychosociale preventieadviseur, de cel Well Being, een vertrouwenspersoon.
2. Wie kan een incident melden?
Iedereen die, om gegronde redenen, informatie wil verschaffen over een strafbare situatie in de bedrijfscontext, kan een incident melden.
Hiertoe horen:
- De MIVB-medewerkers, met inbegrip van vrijwilligers, al dan niet bezoldigde stagiairs en vakbondsafgevaardigden;
- Externe consultants;
- Leden van het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de MIVB;
- Het personeel van aannemers, onderaannemers en leveranciers van de MIVB;
- Personen die de werkrelatie intussen hebben beëindigd en kandidaten die gesolliciteerd hebben voor een job bij de MIVB.
Klokkenluider zijn vergt een volledige objectiviteit. Men kan niet zomaar onbezonnen een incident melden. Wie bewust een foutieve, niet waarheidsgetrouwe melding doet, riskeert diciplinaire en/of strafrechteelijke sancties. Evengoed riskeert iedereen die een melding belemmert of die foute informatie verschaft in de loop van een onderzoek een disciplinaire en/of een strafrechtelijke sanctie.
3. Hoe meld je een incident?
Heb je een integriteitsschending vastgesteld of heb je een sterk vermoeden van zulke schending? Dan raden we je aan om dit te melden via het interne kanaal dat de MIVB tot jouw beschikking stelt.
Je kan een mail sturen naar het specifiek hiervoor voorziene mailadres dat wordt beheerd door het departement Interne Audit: integrity@stib-mivb.brussels of telefonisch via 02/515.51.55.
Na je melding krijg je een bewijs van ontvangst, wordt de melding intern geanalyseerd en word je van het resultaat op de hoogte gebracht, binnen de geldende wettelijke termijnen. Deze stappen en termijnen vind je samengevat in onderstaand schema.
Elke melding wordt strikt vertrouwelijk, volledig onpartijdig en met de nodige zorgvuldigheid behandeld.
Om de opvolging van de melding te vereenvoudigen, verzoeken we je om je naam en je contactgegevens (telefoonnummer, mailadres) te bezorgen. Natuurlijk kan je ervoor kiezen om een anonieme melding te doen. In dat geval kan de melding niet telefonisch worden gedaan; we raden je aan ome een speciaal e-mailadres aan te maken.
Je kunt je verzoek ook rechtstreeks bij de Brusselse ombudsman indienen, met name als je je terecht zorgen maakt dat je klacht intern niet goed wordt behandeld (gebrek van vertrouwelijkheid of garanties van onafhankelijkheid, risico op represailles).
4. Wat moet de melding bevatten?
Om de melding naar behoren te kunnen onderzoeken moeten alle documenten en informatie die kunnen bijdragen aan een dieper inzicht worden meegestuurd.
De volgende informatie is noodzakelijk:
Als sommige van deze elementen ontbreken, kan Interne Audit je rechtstreeks contacteren of verzoeken om een vertrouwelijk gesprek om de melding verder aan te vullen. Je kan ook spontaan je melding vervolledigen via de kanalen genoemd onder punt 3.
5. Welke bescherming geniet je?
De MIVB wil een veilige omgeving creëren waarin het mogelijk is om een integriteitsschending in alle vertrouwelijkheid te melden zonder te moeten vrezen voor represailles. Hiertoe werden de volgende beschermingsmaatregels genomen met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
5.1 Vertrouwelijkheid
De vertrouwelijkheid van je identiteit als auteur van de melding, en van de personen die bij de melding betrokken zijn, wordt de hele duur van de behandeling van de melding bewaard, zelfs als de melding is doorgestuurd naar de Brusselse ombudsman. Enkel de leden van de Interne audit, met inbegrip van de Vertrouwenspersoon Integriteit, worden op de hoogte gebracht van de identiteit van de auteur en van de betrokken personen.
Van deze regel mag enkel worden afgeweken als jijzelf ermee instemt dat de MIVB jouw identiteit deelt met een andere persoon of instantie of als de MIVB er wettelijk toe verplicht is (bijv. wanneer de melding wordt overgemaakt aan de Procureur des Konings als de feiten strafrechtelijk vervolgbaar zijn).
Je kan vertrouwelijke informatie verschaffen in het kader van je melding. In dat geval kan tegen jou geen enkele professionele of strafrechtelijke sanctie worden genomen. Let op: elke informatie die een klokkenluider bezorgt, moet rechtmatig verkregen zijn.
5.2 Bescherming tegen represailles
Represailles tegen de auteur die te goeder trouw een melding verricht, maar ook de personen die de auteur bijstaan in het meldingsproces hierbij hebben geholpen en alle derden die een band hebben met de auteur, zijn verboden.
Onder represailles verstaan we alle negatieve maatregelen die worden genomen als reactie op de melding. De maatregelen hieronder worden bijvoorbeeld beschouwd als represailles:
- Ontslag;
- Verandering van werkplek;
- Verandering van de werktijden;
- Negatieve evaluatie;
- Tuchtmaatregelen;
- Berisping;
- Pesterij.
Opgelet, deze bescherming geldt enkel als je te goeder trouw bent. Dit betekent dat je redelijke gronden hebt om te geloven dat de gemelde feiten hebben plaatsgevonden en dat ze vallen onder het toepassingsgebied van de regelgeving. Deze bescherming blijft ook gelden als, na analyse van de melding, de gerapporteerde feiten niet bevestigd konden worden.
In het geval van represailles na jouw melding, kan je een verzoek om bescherming indienen bij de Brusselse ombudsman.
5.3 Bescherming van de persoonsgegevens
In het kader van een melding kunnen we gebruikmaken van de volgende persoonsgegevens:
- Identificatiegegevens zoals naam of voornaam, van jou als klokkenluider en van de in de melding vermelde persoon;
- Contactgegevens zoals jouw telefoonnummer, je mailadres of je thuisadres;
- Gegevens over jouw job en tewerkstelling, zoals je divisie en organisatorische eenheid.
De persoonsgegevens die jij ons meedeelt bij jouw melding worden verwerkt conform de wetgeving inzake klokkenluiders maar ook met inachtneming van de regelgeving inzake gegevensbescherming, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 over de bescherming van fysieke personen bij het verwerken van persoonsgegevens en de vrije circulatie van deze gegevens (AVG). Daarnaast kunnen ook specifieke gegevens worden ingewonnen bij andere personen. Zulke gegevens zullen enkel worden gebruikt wanneer ze nodig zijn bij het behandeling van de melding.
Nadat we jouw melding hebben behandeld, bewaren we jouw gegevens conform de wetgeving, d.w.z. 10 jaar na beëindiging van de meldingsprocedure.
Voor alle vragen over de verwerking van je persoonsgegevens kan je terecht bij dpo@stib.brussels.
6. Hulp nodig?
Als je twijfelt over hoe je te werk moet gaan, als je vertrouwelijk advies wil inwinnen of als je andere vragen hebt, dan kan je steeds terecht het departement Interne Audit (integrity@stib-mivb.brussels of telefonisch via 02/515.5155).
Samen werken we aan een meer integere en veiligere werkomgeving!