Intern meldingskanaal integriteitsschending

1. Wat is een integriteitsschending?

Een integriteitsschending is een handeling of een nalatigheid die een inbreuk vormt op de geldende regelgeving, interne regels of interne procedures die van toepassing zijn binnen de MIVB en die een bedreiging voor of schending van het algemeen belang vormt.  

Een schending van het algemeen belang houdt in dat het geen feiten mogen zijn die enkel jouw situatie of jouw persoonlijk belang betreffen. Dit betekent bijvoorbeeld dat een schending van het algemeen belang  een risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of van de omgeving, en/of getuigt van een zware inbreuk op de professionele verplichtingen of op het goed bestuur bij de MIVB.

1.1. Wat kan je melden?

Je kan een integriteitsschending melden die al heeft plaatsgevonden, die nu bezig is of die op het punt staat om te gebeuren.

Bij wijze van voorbeeld kunnen de volgende feiten worden gemeld:

• Verduistering van goederen;
• Onregelmatigheden in een openbare aanbestedingsprocedure;
• Belangenconflict;
• Machtsmisbruik;
• Oneerlijke concurrentie
• ...

1.2. Wat mag je niet melden?

Bepaalde types schendingen worden al behandeld in andere specifieke regelgeving en kregen al een apart meldingskanaal. Zij maken dus geen deel uit van het toepassingsgebied van deze procedure. Het betreft met name de volgende situaties:

• Pesterijen, geweld op het werk en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
• Discriminatie (op vele vlakken: op basis van geslacht, etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, enz.);
• Conflicten tussen personen.

 Indien je als MIVB-medewerker geconfronteerd wordt met een van de situaties hierboven, moet je de in deze materie bevoegde instanties aanspreken.  Dit zijn meer bepaald: je manager, HR, een IDPBW-preventieadviseur, de psychosociale preventieadviseur, de cel Well Being, een vertrouwenspersoon.

2. Wie kan een incident melden?

Iedereen die, om gegronde redenen, informatie wil verschaffen over een strafbare situatie in de bedrijfscontext, kan een incident melden.

Hiertoe horen:

• De MIVB-medewerkers, met inbegrip van vrijwilligers, al dan niet bezoldigde stagiairs en vakbondsafgevaardigden;
• Externe consultants;
• Leden van het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de MIVB;
• Het personeel van aannemers, onderaannemers en leveranciers van de MIVB;
• Personen die de werkrelatie intussen hebben beëindigd en kandidaten die gesolliciteerd hebben voor een job bij de MIVB.

Klokkenluider zijn vergt een volledige objectiviteit. Men kan niet zomaar onbezonnen een incident melden. Wie bewust een foutieve, niet waarheidsgetrouwe melding doet, riskeert diciplinaire en/of strafrechteelijke sancties. Evengoed riskeert iedereen die een melding belemmert of die foute informatie verschaft in de loop van een onderzoek een disciplinaire en/of een strafrechtelijke sanctie.

3. Hoe meld je een incident?

Heb je een integriteitsschending vastgesteld of heb je een sterk vermoeden van zulke schending? Dan kan je dit rechtstreeks melden via het interne kanaal dat de MIVB ter beschikking stelt.

Je kan een mail sturen naar het specifiek hiervoor voorziene mailadres dat wordt beheerd door het departement Interne Audit: integrity@stib-mivb.brussels of telefonisch via 0472/550.880).

Na je melding krijg je een bewijs van ontvangst, wordt de melding intern geanalyseerd en word je van het resultaat op de hoogte gebracht, binnen de geldende wettelijke termijnen. Deze stappen en termijnen vind je samengevat in onderstaand schema.

Elke melding wordt strikt vertrouwelijk, volledig onpartijdig en met de nodige zorgvuldigheid behandeld.  

Om de opvolging van de melding te vereenvoudigen, verzoeken we je om je naam en je contactgegevens (telefoonnummer, mailadres) te bezorgen. Natuurlijk kan je ervoor kiezen om een anonieme melding te doen. In dat geval kan de melding niet telefonisch worden gedaan; we raden je aan ome een speciaal e-mailadres aan te maken. 

Als je vreest dat je melding niet naar behoren is verwerkt, kan je contact opnemen met de Brusselse ombudsman.

4. Wat moet de melding bevatten?

Om de melding naar behoren te kunnen onderzoeken moeten alle documenten en informatie die kunnen bijdragen aan een dieper inzicht worden meegestuurd.  

De volgende informatie is noodzakelijk:

Als sommige van deze elementen ontbreken, kan Interne Audit je rechtstreeks contacteren of verzoeken om een vertrouwelijk gesprek om de melding verder aan te vullen. Je kan ook spontaan je melding vervolledigen via de kanalen genoemd onder punt 3.

5. Welke bescherming geniet je?

De MIVB wil een veilige omgeving creëren waarin het mogelijk is om een integriteitsschending in alle vertrouwelijkheid te melden zonder te moeten vrezen voor represailles. Hiertoe werden de volgende beschermingsmaatregels genomen met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.

5.1 Vertrouwelijkheid

De vertrouwelijkheid van je identiteit als auteur van de melding, en van de personen die bij de melding betrokken zijn, wordt de hele duur van de behandeling van de melding bewaard, zelfs als de melding is doorgestuurd naar de Brusselse ombudsman. Enkel de leden van de Interne audit, met inbegrip van de Vertrouwenspersoon Integriteit, worden op de hoogte gebracht van de identiteit van de auteur en van de betrokken personen.

Van deze regel mag enkel worden afgeweken als jijzelf ermee instemt dat de MIVB jouw identiteit deelt met een andere persoon of instantie of als de MIVB er wettelijk toe verplicht is (bijv. wanneer de melding wordt overgemaakt aan de Procureur des Konings als de feiten strafrechtelijk vervolgbaar zijn).

Je kan vertrouwelijke informatie verschaffen in het kader van je melding. In dat geval kan tegen jou geen enkele professionele of strafrechtelijke sanctie worden genomen. Let op: elke informatie die een klokkenluider bezorgt, moet rechtmatig verkregen zijn.  

5.2 Bescherming tegen represailles

De auteur die te goeder trouw een melding verricht, maar ook de personen die de auteur bijstaan in het meldingsproces hierbij hebben geholpen en alle derden die een band hebben met de auteur, worden beschermd tegen represailles.

Onder represailles verstaan we alle negatieve maatregelen die worden genomen als reactie op de melding. De maatregelen hieronder worden bijvoorbeeld beschouwd als represailles:

• Ontslag;
• Verandering van werkplek;
• Verandering van de werktijden;
• Negatieve evaluatie;
• Tuchtmaatregelen;
• Berisping;
• Pesterij.

Opgelet, deze bescherming geldt enkel als je te goeder trouw bent. Dit betekent dat je redelijke gronden hebt om te geloven dat de gemelde feiten hebben plaatsgevonden en dat ze vallen onder het toepassingsgebied van de regelgeving. Deze bescherming blijft ook gelden als, na analyse van de melding, de gerapporteerde feiten niet bevestigd konden worden.

5.3 Bescherming van de persoonsgegevens

In het kader van een melding kunnen we gebruikmaken van de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens zoals naam of voornaam, van jou als klokkenluider en van de in de melding vermelde persoon;
• Contactgegevens zoals jouw telefoonnummer, je mailadres of je thuisadres;
• Gegevens over jouw job en tewerkstelling, zoals je divisie en organisatorische eenheid.

De persoonsgegevens die jij ons meedeelt bij jouw melding worden verwerkt conform de wetgeving inzake klokkenluiders maar ook met inachtneming van de regelgeving inzake gegevensbescherming, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 over de bescherming van fysieke personen bij het verwerken van persoonsgegevens en de vrije circulatie van deze gegevens (AVG). Daarnaast kunnen ook specifieke gegevens worden ingewonnen bij andere personen. Zulke gegevens zullen enkel worden gebruikt wanneer ze nodig zijn bij het behandeling van de melding.

Nadat we jouw melding hebben behandeld, bewaren we jouw gegevens conform de wetgeving, d.w.z. 10 jaar na beëindiging van de meldingsprocedure.

Voor alle vragen over de verwerking van je persoonsgegevens kan je terecht bij dpo@stib.brussels.

6. Hulp nodig?

Conform de regelgeving heeft de MIVB een Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) aangesteld. Deze persoon staat in voor het informeren en adviseren over de meldingsprocedure aan iedereen die erom vraagt. 

Als je twijfelt over hoe je te werk moet gaan, als je vertrouwelijk advies wil inwinnen of als je andere vragen hebt, dan kan je steeds terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit (Amandine Wouters, amandine.wouters@stib.brussels).

Samen werken we aan een meer integere en veiligere werkomgeving!