1. Anticiperen en een duidelijk kader bepalen

Goed nieuws: de verplichting om een mobiliteitsbudget in te voeren brengt veel vrijheid met zich mee.

Het is zowel een kans als een uitdaging: het laat je toe om een duidelijk en doordacht beleid te implementeren, waarmee je je werknemers kan begeleiden en tegelijkertijd duidelijke regels kan hanteren.

Het is daarom belangrijk om op voorhand de instapvoorwaarden te bepalen en ook om het toepassingsgebied te definiëren.

Het kan ook noodzakelijk zijn om in het beleid bepaalde profielen uit te sluiten, zoals werknemers die vaak een auto nodig hebben voor professionele verplaatsingen.

Zodra alles duidelijk gedefinieerd is, kan je gemakkelijk een bijlage voor de arbeidsovereenkomst opstellen. Daarin vermeld je de verplichte bepalingen, de startdatum en het bedrag van het budget.

2. Bereken zorgvuldig het budget

Zodra de regels zijn bepaald in je intern beleid, is het tijd om na te denken over een berekeningsmethode voor het mobiliteitsbudget.

Deze berekening hangt af van wat er bepaald is in je car policy: de soort auto afhankelijk van het gebruikersprofiel, de leasingbedragen of de totale eigendomskosten, etc.

Aangezien er meerdere berekeningsmethodes bestaan, is het belangrijk om de methode te kiezen die het beste past bij jouw bedrijf en om te evalueren welke impact die heeft op je werknemers.

Bijvoorbeeld, werknemers die elke maand een vergoeding krijgen voor verplaatsingen met de auto, krijgen die niet meer als ze kiezen voor het mobiliteitsbudget. Jij kan er dan voor kiezen om dat bedrag te integreren in hun budget, of om hen duidelijk te informeren over wat er verandert.

3. Stem af met je intern beleid

Bepaalde elementen van het mobiliteitsbudget kunnen een impact hebben op je intern beleid.

Bijvoorbeeld: de vergoeding voor huisvestingskosten in de tweede pijler is in principe enkel mogelijk voor werknemers die in een straal van 10 kilometer rond hun werkplek wonen. Je kan deze optie echter ook toekennen aan mensen die minstens 60% van thuis werken.

Een gevolg van die optie kan wel zijn dat je werknemers vaker van thuis willen werken. Je moet je dus afvragen of je wel of niet die kant uit wil gaan.

4. Hou rekening met de fiscale gevolgen

Heeft je bedrijf al een cafetariaplan? Dan is het uiterst belangrijk dat je nakijkt of de voordelen die je aanbiedt compatibel zijn met het mobiliteitsbudget.

Bijvoorbeeld, als een van je werknemers momenteel een leasefiets heeft, raden we je aan om die leasing stop te zetten zodra de werknemer overstapt op het mobiliteitsbudget.

De reden daarvoor is simpel: als de fiets gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, moet de financiering ervan via het mobiliteitsbudget gaan om het fiscale voordeel te behouden.

Anders moeten er alsnog sociale bijdragen en belasting betaald worden voor de totale waarde van de fiets.

Dit geldt ook voor andere voordelen, zoals de fietsvergoeding.

5. Beperk de administratieve taken

Een van de grote uitdagingen van het mobiliteitsbudget is de administratieve impact ervan.

Bijvoorbeeld, de terugbetaling van huisvestingskosten gebeurt maandelijks. Maar wie zal iedere maand nakijken of je werknemers nog steeds een huurcontract hebben en of ze niet verder dan 10 km van hun werkplek verhuisd zijn?

Ons advies

Kies je ervoor om de kosten voor het openbaar vervoer van je werknemers te betalen? Goed nieuws! Er bestaat een derdebetalersregeling die de administratieve opvolging een pak gemakkelijker maakt.

Laat je het beheer van het mobiliteitsbudget liever aan experts over? Er bestaan verschillende efficiënte mobiliteitsapps om de keuzes van pijler 2 te automatiseren.

Dit interesseert je vast