1. Anticiper et fixer un cadre clair

Bonne nouvelle : l’obligation de proposer le budget mobilité vous laisse une grande liberté.

C’est à la fois une opportunité et un défi, car il vous revient de mettre en place une politique claire et bien pensée, qui permette d’encadrer votre personnel tout en lui communiquant efficacement les règles.

Il est donc important d’anticiper les conditions d’accès et de délimiter le champ d’application.

Il peut aussi être nécessaire d’exclure certains profils du champ d’application de votre politique : par exemple, le personnel qui a constamment besoin d’une voiture pour ses déplacements professionnels.

Une fois tout cela clairement défini, une annexe au contrat de travail peut être facilement rédigée, avec les mentions obligatoires, la date de début et le montant du budget.

2. Bien calculer le budget

Une fois les règles définies dans votre politique interne, il est temps de réfléchir à une méthode de calcul pour le budget mobilité.

Ce calcul dépend de ce qui est défini dans votre Car policy : catégorie de voiture selon le profil de fonction, montants de leasing ou des coûts totaux de possession, etc.

Comme il existe plusieurs méthodes de calcul, il est important de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise et d’évaluer son impact sur le personnel.

Par exemple, une personne qui reçoit chaque mois une indemnité forfaitaire pour ses déplacements en voiture ne la percevra plus si elle opte pour le budget mobilité. Vous pourriez donc choisir d’intégrer ce montant dans son budget ou l’informer clairement de ce qui change.

3. Aligner la politique interne

Certains éléments de votre budget mobilité peuvent impacter votre politique interne.

Un exemple ? Le remboursement des frais de logement dans le pilier 2 n’est en principe possible que pour le personnel vivant à moins de 10 km du lieu de travail. Vous pouvez toutefois étendre cette option aux personnes qui travaillent au moins 60 % du temps à domicile.

Ajouter cette option pourrait avoir pour impact d’encourager le télétravail. Il faut donc vous demander si vous souhaitez ou non aller dans cette direction.

4. Faire attention à la fiscalité

Vous aviez déjà un plan cafétéria ? Il faut alors impérativement vérifier si vos avantages sont compatibles avec le budget mobilité.

Par exemple, si vous proposiez déjà un leasing vélo à un membre du personnel, nous vous conseillons de l’arrêter au moment où cette personne basculera vers le budget mobilité.

La raison est simple : si le vélo est utilisé pour les trajets domicile-travail, il faut que son financement passe par le budget mobilité pour conserver l’avantage fiscal. Autrement, la valeur totale du vélo sera soumise aux cotisations sociales et à l’impôt.

Ce principe vaut aussi pour d’autres avantages, comme l’indemnité vélo.

5. Limiter la charge administrative

Un des grands défis du budget mobilité est son impact administratif.

Par exemple, le remboursement des frais de logement est mensuel : mais qui va vérifier chaque mois si vos employés sont toujours inscrits sur le bail ou s’ils n’ont pas déménagé à plus de 10 km du lieu de travail ?

Un conseil

Vous optez pour la prise en charge des frais de transports publics de vos employés ? Bonne nouvelle : il existe un système de tiers-payant qui simplifiera grandement votre gestion administrative.

Vous préférez laisser la gestion du budget mobilité à des experts ? Il existe aussi des applications de mobilité efficaces pour automatiser les choix du pilier 2.

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